Digitales Büro – In 6 Schritten zu weniger Papier und mehr Effizienz

So sieht es im digitalen Büro aus: Die Zeit, die es Sie kostet, eine Rechnung aus dem Briefumschlag zu holen, alle wichtigen Daten daraus zu übertragen, eine Überweisung zu veranlassen, den Vorgang zu dokumentieren und zu belegen, das ganze Zettelgewirr in den richtigen Ordner abzuheften und bei Bedarf ewig blätternd wieder hervor zu suchen, können Sie sich einfach sparen und in wichtigere Sachen investieren.

Das digitale Büro ist eine Revolution in der Geschichte des Bürowesens. Immer mehr Tools, Software und Dienste sind verfügbar, um ein Büro ohne behäbige Prozesse und Aktenordner-Berge möglich zu machen. Leidige Kosten für Druck, Versand, Lagerung und Büromaterial werden mit dem papierlosen Büro einfach eingespart. Und auch das Homeoffice ist ohne Aktengeschleppe möglich, da auf alle Unterlagen von überall aus jederzeit zugegriffen werden kann. Nicht zuletzt profitiert vor allem die Umwelt, denn die Herstellung von Papier verschlingt ganze Wälder und andere Ressourcen. Das digitale Büro bringt also fast nur Vorteile mit sich.

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Papierlos glücklich – 6 Schritte zum digitalen Büro

Ganz klar: die Umwandlung in ein papierloses Büro erfordert ein wenig Einsatz. Aber jeder noch so kleine Schritt wird sich schnell auszahlen. Los gehts:

1. Unterlagen und Dokumente sichten

Ob privat, freiberuflich oder in einem großen Unternehmen: Bevor Sie anfangen, das Papier loszuwerden, müssen alle Dokumente erst einmal sorgfältig gesichtet werden. Entscheiden Sie bereits hier, was Sie digitalisieren möchten oder was sogar sofort in den Schredder gehört.

2. Scannen, scannen, scannen

Machen Sie von einem leistungsfähigen Scanner Gebrauch. Egal welches Modell Sie bevorzugen, wichtig ist nur, dass das Gerät jede Art von Dokument leserlich einscannen kann. So können auch Kassenzettel oder Tankbelege digital abgelegt werden. Bei größeren Dokumentenmengen für das digitale Büro helfen Dienstleister wie dropscan weiter.

3. Digitale Dokumente auffindbar benennen und archivieren

Überlegen Sie sich eine gute Systematik, nach der Sie die einzelnen Dateien künftig benennen wollen. So wird das digitale Büro auch deutlich übersichtlicher als die Stapel an Aktenordnern. Nutzen Sie mindestens das Eingangsdatum und hilfreiche Schlagworte über den Inhalt der Dokumente. Empfehlenswert ist es, die Dateien in gängigen Formaten wie PDF oder TIFF abzulegen. Das erleichtert später den schnellen Zugang für alle, die mit den Unterlagen zu tun haben.

Tools wie Hazel (Mac) oder Belvedere (Windows) helfen dabei, sogar diesen Prozess noch zu verschlanken. Je nach Einstellung werden so beipielsweise eingehende PDFs aus dem Mailpostfach sofort den korrekten Zielordnern zugewiesen.

4. Ein Dokumentenmanagementsystem einrichten

Sorgfältig gescannte und abgelegte Dokumente nützen Ihnen allein noch nichts. Wichtig für eine unkomplizierte Verwaltung Ihres digitalen Büros ist ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Beliebt sind cloud-basierte Systeme wie Dropbox, Google Drive oder Evernote, die es ermöglichen, auf die Dokumente von mehreren Geräten aus zuzugreifen. Sie ersetzen im papierlosen Büro so das bisher übliche Aktenordnersystem.

5. Alte Papierunterlagen vernichten

Wenn Sie Ihre Papierdokumente in Ihr digitales Büro integriert haben, sollten Sie alle Unterlagen vernichten, die nicht gleichzeitig in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dafür reicht ein handelsüblicher Aktenvernichter. Wenn Sie große Papierberge schreddern müssen, unterstützen auch hier lizenzierte Dienstleister.

6. Eine neue Papierflut vermeiden

Um das Büro auch garantiert digital zu halten, sollten Sie eine neue Papierflut vermeiden. Stellen Sie Ihre Rechnungen nur noch elektronisch aus und bitten Sie auch Ihre Geschäftspartner um digitale Post. Klopfen Sie Ihr Büro ein weiteres Mal auf die größten Papierschleudern ab und packen Sie sie an. Auch viele kleine Prozesse wie Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen können mit Hilfe von Tools unkompliziert digital abgewickelt werden.

Holen Sie auf dem Weg ins digitale Büro auch Ihre Mitarbeiter mit ins Boot. Viele Vorbehalte gegen ein digitales Dokumentenmanagement lassen sich durch gezielte Schulungen aus dem Weg räumen und sensibilisieren für ein papierloses Büro.

Risiken des digitalen Büros

Ein digitales Büro ist leider nicht nur mit Vorteilen gesegnet. Große Vorbehalte gibt es nach wie vor in punkto Datensicherheit. Diese ist durch Hackerangriffe, Softwarefehler oder ganze Systemausfälle gefährdet.

Letztendlich stellen jedoch auch Unterlagen in Papierform keine vollständige Sicherheit gegen Verlust oder Diebstahl dar. Gegen unkontrollierten Datenzugriff durch Cloud-Tools wird grundsätzlich empfohlen, nur Server zu nutzen, die in Deutschland stehen. Bei Servern im Ausland dagegen sollten die Datenschutzbestimmungen ganz genau unter die Lupe genommen werden.

Neben der Datensicherheit ist auch die Rechtssicherheit einiger digitaler Dokumenten noch nicht zweifelsfrei gegeben. Trotz eines neuen Gesetzes, das die E-IDAS-Verordnung durchsetzen soll, gibt es bürokratisch noch ein paar Hürden zu überwinden. Die Verordnung will elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste auf EU-Ebene etablieren. Momentan bestehen aber nicht einmal innerhalb Deutschlands immer zweifelsfrei verbindliche Standards in der Rechtssicherheit von Unterlagen.

Notarielle Beglaubigungen, Gerichtsurteile und Unterlagen, die durch Siegel, Wasserzeichen oder ähnliches eine Autorität bezeugen, empfehlen sich immer in Papierform abgelegt zu werden, um das digitale Büro zu ergänzen. Haben Sie Zweifel, können Sie auch Dokumentenmanagementsysteme nutzen, die eine rechtssichere Aufbewahrung anbieten. Mit einigen Ausnahmen kann ein Büro so trotzdem fast vollständig digitalisiert werden.