Von der Idee zum erfolgreichen Meeting: Planungstipps

Wichtige Arbeitsthemen mit den Mitarbeitern besprechen, sich über Branchenentwicklungen austauschen oder Geschäftspartner von einem neuen Produkt überzeugen: Meetings und Tagungen gehören heute fest zum Arbeitsalltag in Unternehmen dazu. Die regelmäßigen Zusammenkünfte eignen sich zudem hervorragend dazu, gemeinsam neue Ideen zu entwickeln, Kontakte zu stärken oder Wissen zu erweitern.

Trotzdem werden auch immer wieder Stimmen laut, die von Langeweile, sinnlosen Präsentationen oder keinerlei Erkenntnisgewinn in Meetings berichten. Die Projektsitzungen für schlichtweg überflüssig halten, da in ihnen doch nur Zeit und Geld verschwendet würden. Recht haben sie! Denn Meetings und Tagungen, die schlecht geplant und unvorbereitet durchgeführt werden, bieten tatsächlich kaum einen Mehrwert für Teilnehmer und Veranstalter. In diesem Artikel erfahren Sie:

• wie Sie Tagungen und Meetings so planen, dass die Veranstaltung für alle Teilnehmer ein Gewinn ist
• warum Zeitpläne auch immer einen Notfallplan brauchen
• wie Sie schon mit der Einladung punkten
• wie der Veranstaltungsort zum Gelingen eines Meetings beitragen kann

Damit Sie nichts vergessen, wenn Sie Ihre Tagung planen: Die Checkliste am Ende dieses Beitrags herunterladen und Punkt für Punkt abhaken!

Gut geplante Meetings und Tagungen brauchen ein Ziel

Was war zuerst da: das erfolgreiche Meeting oder die gewissenhafte Planung? Tagungen und Projektsitzungen sind nicht per se gewinnbringend und erfolgreich, nur weil in ihnen große Unternehmenserfolge präsentiert werden oder prominente Sprecher zu Wort kommen. Das Kennzeichen erfolgreicher Veranstaltungen ist ihre gewissenhafte Planung.. Dazu gehört zuallererst, das Ziel der Veranstaltung festzulegen.

Auch wenn Sie in einem Mitarbeitermeeting gern viele Dinge besprechen oder potentiellen Kunden in Ihrer Veranstaltung die ganze Bandbreite Ihrer Leistungen vorstellen möchten: Stecken Sie das Ziel, das Sie erreichen möchten, genau ab und planen Sie dazu eine Tagesordnung mit passenden Themen und einem Zeitplan. Ist das Ziel Ihres Mitarbeitermeetings beispielsweise die Steigerung der Arbeitsleistung der Angestellten, kann Ihre Tagesordnung folgende Themen beinhalten: Arbeitsprozesse gemeinsam überprüfen, Schulungsbedarf ermitteln, Regeln für die Zusammenarbeit im Team erarbeiten.

Konferenzen und Tagungen planen mit KISS

Jede noch so gute Tagesordnung wird ihre Wirkung verfehlen, wenn sie nicht realistisch geplant ist. Um Themen effektiv zu behandeln und Abweichungen von der Tagesordnung zu verhindern, empfiehlt sich hier die KISS-Methode (KISS = Keep It Simple and Stupid). Behandeln Sie nur die wichtigsten Punkte eines Themas und vereinbaren Sie für abweichende Fragestellungen gegebenenfalls ein weiteres Meeting zu einem neuen Termin. Zur vorausschauenden Planung einer Tagung oder eines Meetings gehört auch, den Zeitplan so zu gestalten, dass für Fragen der Teilnehmer oder spontane Ideen zu einem Thema immer genügend Zeit bleibt.

Auch wenn Sie Ihre Tagung planen bis ins kleinste Detail: Unverhoffte Vorfälle können Ihre Veranstaltung ganz schön durcheinanderbringen! Profis in der Veranstaltungsorganisation arbeiten Sie daher immer einen Notfallplan aus. Was können Sie tun, wenn beispielsweise ein Sprecher kurzfristig absagt? Wie lässt sich der plötzliche Ausfall der Präsentationstechnik überbrücken? Mit einem flexiblen Plan B in der Tasche muss Ihr Tagungserfolg nicht unter solchen Ausfällen leiden.

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Eine realistische Terminfindung und eine übersichtliche Budgetplanung erleichtern die Veranstaltungsorganisation

Auch der Termin für das Meeting selbst kann vorab so gewählt werden, dass es zu möglichst wenig Ausfällen kommt. Vermeiden Sie am besten Tagungen in den Schulferien oder um Feiertage herum. So stellen Sie sicher, dass möglichst alle Eingeladenen auch erscheinen können. Auch Veranstaltungen, die sich mit einer großen Messe oder Sportveranstaltungen überschneiden, können schnell dafür sorgen, dass Ihr Notfallplan greifen muss: Teilnehmer oder Sprecher müssen im Stau warten und verspäten sich, Unterkünfte, Flüge oder Bahntickets sind nicht mehr oder nur zu einem deutlich höheren Preis zu ergattern.

Das Budget für ein Meeting oder eine Tagung lässt sich generell realistisch planen, wenn Sie möglichst viele Kostenverursacher von Anfang an ausmachen und großzügig mit einplanen. Neben den Kosten für Raummiete, Verpflegung, Personal oder Veranstaltungstechnik dürfen auch kleinere Posten wie Gebühren für Visitenkarten, Prospekte, Lizenzen oder Give-Aways nicht vergessen werden.

Das Beste sind die Gäste: Teilnehmer einladen und gezielt vorbereiten

Wenn Sie in Ihrer Planung schon wissen, wen Sie für Ihren Kongress einladen möchten, sollten Sie die Einladungen rechtzeitig verschicken. Der Prozess kann umso effektiver gestaltet werden, wenn Sie

• der Einladung eine Antwortkarte mit einem Rückmeldetermin beifügen
• oder ein elektronisches Tool nutzen, bei dem die Eingeladenen Ihre Teilnahme ganz einfach per Mausklick bestätigen können.

Um den Teilnehmern schon vorab einen guten Eindruck darüber zu vermitteln, welche Themenschwerpunkte sie im Meeting erwarten, kann zumindest der grobe Ablaufplan mit der Einladung versendet werden. So wissen nicht nur die Angeschriebenen, ob sie aus der Veranstaltung wirklich einen sinnvollen Nutzen ziehen werden. Auch für Sie ergibt sich hier eine Möglichkeit, vor Veranstaltungsbeginn die Interessen Ihrer Gäste abzuklopfen und erste Ideen in die Planung mit einzubeziehen.

Teilnehmende, die eine Aufgabe im Meeting übernehmen sollen, informieren Sie idealerweise so früh wie möglich darüber. So hat beispielsweise der betreffende Mitarbeiter, der den Quartalsbericht seiner Abteilung im Meeting präsentieren soll, genug Zeit, seinen Vortrag mit Mehrwert für alle Teilnehmer vorzubereiten.

Tagung planen am passenden Veranstaltungsort

Ebenso wichtig wie die gewissenhafte Planung des Veranstaltungsablaufs, ist die Wahl des Veranstaltungsorts. Zuallererst stellt sich hier die Frage: Soll das Event überhaupt ein persönliches Treffen vor Ort sein? Schließlich sind spätestens seit Corona digitale Kongresse, Meetings und Tagungen immer beliebter: Nicht nur erlauben solche Online-Events es, trotz Kontaktbeschränkungen zusammenzukommen,  sie erleichtern es auch, internationale Tagungen zu planen, bei denen die Gäste sonst aus aller Welt anreisen müssten.

Allerdings ist es bei allen Veranstaltungen, die über den firmeninternen Rahmen hinausgehen, ratsam, zumindest den Vortragenden einen mit professioneller Technik ausgestatteten Raum zur Verfügung zu stellen. Anschließend können Sie entscheiden, ob Sie alle Gäste via Livestream einschalten lassen, oder ob ein Teil an Event vor Ort teilnehmen kann. Dank zuverlässigem Hygienekonzept ist das in den First Choice Business Center z.B. jederzeit möglich. 

Haben Sie sich für ein Event vor Ort oder für eine hybride Veranstaltung entschieden, gibt es einige Aspekte zu bedenken. Die Räumlichkeiten sollten mindestens genug Platz für alle Teilnehmer bieten, über geeignete technische und klimatische Bedingungen verfügen und einen störungsfreien Ablauf Ihres Meetings garantieren. Unsere Checkliste hilft Ihnen, den passenden Veranstaltungsort für Ihr geplantes Meeting zu finden:

• Erlaubt die Raumakustik es, dass alle Teilnehmer der Veranstaltung gut folgen können?
• Kann ausgeschlossen werden, dass Baustellenlärm, reger Publikumsverkehr oder andere Lärmquellen die Veranstaltung stören?
• Herrscht im Veranstaltungsraum eine angenehme Temperatur und gutes Licht? Gibt es eine Klimaanlage?
• Insbesondere bei Hybrid-Events: Ist jederzeit eine stabile Internetverbindung für den Livestream gesichert? 
• Insbesondere bei Veranstaltungen vor Ort: Welche Optionen für die Bestuhlung gibt es?
• Ist es möglich, am Veranstaltungsort Essen und Getränke bereitzustellen? Wer kümmert sich vor Ort darum?
• Ist der Tagungsort gut zu erreichen? Gibt es kostenfreie Parkplätze in der Nähe?

Ausschlaggebend für die Wahl eines Veranstaltungsraums ist nicht zuletzt die technische Ausstattung vor Ort. Flipcharts oder Whiteboards und ein leistungsfähiger Internetzugang sollten mindestens vorhanden sein. In unseren First Choice Business Centern ergänzen Beamer, Mikrofonanlage oder Flatscreens die Auswahl an Präsentationsmedien. Planungssicherheit gewinnen Sie zudem, weil unser Team vor Ort bei Fragen stets für Sie erreichbar ist.

Können wir Sie bei der Planung Ihrer Business-Veranstaltung unterstützen? Bei Firstchoice mieten Sie komplett ausgestattete Konferenzräume für Meetings, Seminare oder Tagungen in Essen, Neuss, München und Wiesbaden. Rufen Sie uns bei Interesse gern kostenfrei an unter der 0800 606 044 071 – wir freuen uns von Ihnen zu hören!

Möchten Sie alle Tipps zur Hand haben, wenn Sie Ihre Tagung planen? Die Checkliste, die Sie hier herunterladen können, hilft Ihnen dabei! Der Download ist selbstverständlich gratis.