Das „unsichtbare“ Büro– von den Vorteilen, eine virtuelle Geschäftsadresse zu mieten

Gemietete Geschäftsadressen, auch als virtuelle Büros bekannt, erleben seit den 1990er Jahren einen wahren Boom. Der Vormarsch vom Home Office hat diesen Trend weiter verstärkt. So entscheiden sich immer mehr Freiberufler, Selbständige oder sogar etablierte Unternehmen dafür, eine virtuelle Geschäftsadresse zu mieten. Neben erheblichen Kosteneinsparungen bieten die beliebten „unsichtbaren“ Büros aber noch viele weitere Vorteile. Wir zeigen Ihnen, wie Sie von einer virtuellen Geschäftsadresse profitieren und worauf Sie bei der Anmietung achten sollten.

Was ist eine virtuelle Geschäftsadresse eigentlich genau?

Vereinfacht gesagt, ist unter einer virtuellen Geschäftsadresse so etwas wie ein „unsichtbares Büro“ zu verstehen: Das Büro ist da und wiederum auch nicht. Wie das geht? Statt eines physischen Büros werden mit der Anmietung einer virtuellen Geschäftsadresse Büroservices an einen Dienstleistungsanbieter wie die First Choice Business Center ausgelagert. Gleichzeitig verfügen Mieter einer virtuellen Geschäftsadresse über eine ladungsfähige Anschrift und treten gegenüber ihren Kunden und Geschäftspartnern mit einer repräsentativen Adresse auf.

Die Anbieter virtueller Büros betreiben häufig große Office Center in Großstadtlage mit guter verkehrstechnischer Anbindung. Bei Bedarf können dort auch Büroarbeitsplätze auf Zeit, Coworking Spaces oder Meetingräume gemietet werden. Dennoch ist eine virtuelle Geschäftsadresse dadurch gekennzeichnet, dass Sie selbst nicht an diesem Ort arbeiten, sondern lediglich Sekretariats- und Postdienstleistungen in mehr oder weniger großem Umfang dorthin auslagern.

Welche Leistungen bekomme ich, wenn ich eine virtuelle Geschäftsadresse miete?

Die sogenannte virtuelle Assistenz einer gemieteten Geschäftsadresse übernimmt vielfältige Dienste für Sie, die Sie nicht selbst leisten wollen oder können. Dazu gehören:

• Telefonservices wie Anrufannahme und -weiterleitung
• Postdienste wie Postannahme und die physische oder digitale Postweiterleitung
• Kundendienst oder Kundensupport
• Rezeptionsdienste: Empfang von Bewerbern und Geschäftskunden, Aushändigung von Dokumenten in Ihrer Abwesenheit)

Wenn Sie eine virtuelle Geschäftsadresse mieten, steht Ihnen in vielen Fällen außerdem immer dann ein Büro zur Verfügung, wenn Sie es benötigen – quasi ein „Büro auf Abruf“. Ohne dauerhaft hohe Fixkosten stemmen zu müssen, decken Sie einen kurzfristigen Bedarf nach einem festen Arbeitsplatz im Coworking Space oder Einzelbüro flexibel ab. Gleichzeitig nutzen Sie an der Geschäftsadresse Bürogeräte wie Fax, Drucker oder Kopierer und haben Zugang zu Highspeed Internet. Einige Anbieter, darunter auch die First Choice Business Center, bieten außerdem moderne Meetingräume und Businesslounges, an denen Sie Ihre Geschäftspartner oder Kunden empfangen können.

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Auch ohne eigenes Büro erfolgreich – die Vorteile einer virtuellen Geschäftsadresse

Die immense Kostenersparnis ist tatsächlich für die meisten Mieter einer virtuellen Geschäftsadresse der größte Vorteil: Wo klassische Mietbüros – vor allem in repräsentativer Innenstadtlage – hohe bis sehr hohe monatliche Fixkosten verursachen, sind Aufwendungen für eine virtuelle Geschäftsadresse auch für Jungunternehmer mehr als überschaubar. Das bietet die Mietadresse außerdem:

• Sie erfüllen die rechtlichen Anforderungen an einen Geschäftsbetrieb:
  • Amtliche Schreiben erreichen Sie an einer ladungsfähigen Anschrift
  • Sie können die virtuelle Geschäftsadresse beim Eintrag ins Handelsregister sowie für die Anmeldung eines Gewerbes verwenden
  • Sie können die Geschäftsadresse bei der Steuererklärung angeben.
• Sie befreien sich von langfristigen Verpflichtungen: Flexible Mietverträge und Zusatzleistungen nach Bedarf kommen modernem Unternehmertum entgegen.
• Sie bleiben für Ihre Kunden erreichbar: Anrufe und Post werden im Namen des Unternehmens angenommen und weitergeleitet. 
• Geschäftsadresse in bevorzugter Lage: Ohne für Mietaufwendungen tief in die Tasche greifen zu müssen, verbessern Sie mit der renommierten Adresse Ihren Außenauftritt bei Kunden und Geschäftspartnern.
• Postanschrift für Visitenkarten und Briefköpfe: So bleiben Privatadressen auch weiterhin privat. Außerdem treten Sie auch gegenüber Ihren Kunden seriöser auf, wenn Sie nicht über eine Privatanschrift firmieren.
• Zeitersparnis: Je nach Umfang der zugebuchten Büro- und Telefonservices werden Ihnen viele Verwaltungsaufgaben abgenommen. Die ersparte Zeit investieren Sie in Ihr Kerngeschäft.

Wann und für wen lohnt es sich, eine virtuelle Geschäftsadresse zu mieten?

In erster Linie richten sich die Angebote von virtuellen Geschäftsadressen an Existenzgründer und Kleinunternehmer sowie Freiberufler und Selbständige, für die ein eigenes Büro aus finanziellen oder praktischen Gründen wenig sinnvoll ist. Gerade in der Anfangsphase einer Selbständigkeit ist eine renommierte Adresse für die Geschäftsetablierung enorm wichtig – aber leider selten bezahlbar. Mit einer virtuellen Geschäftsadresse sparen Kleinunternehmer neben den Mietkosten für ein klassisches Büro außerdem Aufwendungen für Sekretariat, Hardware und Büroausstattung.

Auch für Unternehmer, die viel reisen und zum großen Teil von unterwegs aus arbeiten, ist ein virtuelles Büro eine sinnige Alternative zum klassischen Mietbüro. Wenn Ihr Arbeitsplatz heute in Wiesbaden, morgen in Berlin und übermorgen in New York City ist, müssen Sie nicht Unsummen für ein festes Büro aufwenden, in dem Sie sich oftmals nur für wenige Wochen im Jahr tatsächlich aufhalten. Um Kunden trotzdem eine erreichbare und verlässliche Adresse zu bieten, ist hier vor allem der Post- und Telefondienst einer virtuellen Geschäftsadresse erfolgsentscheidend.

Schließlich profitieren auch Unternehmen, die gern an mehreren Orten präsent sein wollen, von einem virtuellen Büro: Indem Firmen eine virtuelle Geschäftsadresse mieten, können sie kostengünstig in weitere Städte expandieren, ohne deutschlandweit kostspielige Büros zu unterhalten. Kunden schätzen zudem eine Vertretung des Unternehmens in ihrer Nähe.

Worauf müssen Sie achten, wenn Sie eine virtuelle Geschäftsadresse mieten

Um von Ihrer virtuellen Geschäftsadresse maximal zu profitieren, sollten Sie sich vor der Anmietung ein paar Gedanken dazu machen, was Ihre künftige virtuelle Vertretung leisten soll. Das kann vor allem dann nützlich sein, wenn sich Ihr Business schnell vergrößert.

• Achten Sie darauf, dass der Anbieter über eine große Bandbreite an zubuchbaren Services verfügt: Auch wenn Sie zum Zeitpunkt der Anmietung beispielsweise noch keinen Meetingraum für Kundenbesuche brauchen, ist die Verfügbarkeit eines solchen Angebots vielleicht schon bald nützlich.
• Legen Sie Wert auf eine moderne und ansprechende Ausstattung: Betrachten Sie Ihre virtuelle Geschäftsadresse als Aushängeschild Ihres Unternehmens. Auch wenn Sie selbst nicht für Sauberkeit, ansprechende Raumgestaltung oder komfortable Empfangsbereiche verantwortlich sind, werden Ihre Kunden Sie dafür in die Verantwortung nehmen.
• Ihre Geschäftsadresse sollte auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar sein: Zu einer guten Lage gehört nicht nur das Umfeld, sondern auch die gute Erreichbarkeit des Ortes. Wenn Sie beispielsweise eine Geschäftsadresse mieten, die sowohl mit dem Auto als auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen ist, kommen Ihre Kunden und Geschäftspartner schneller und bequemer zu Ihnen.
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter vor Ort gut ausgebildet sind und professionell agieren: Ähnlich wie die Ausstattung und Anmutung Ihrer Geschäftsadresse auf Ihre Kunden wirken, tun es auch die Mitarbeiter vor Ort. Wenn Sie beispielsweise Empfangsdienste oder eine Telefonannahme hinzubuchen, sollten Sie auf die absolute Diskretion der Angestellten und ihren professionellem Umgang mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern vertrauen können.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, welche Services rund um Ihre virtuelle Geschäftsadresse wir zu bieten haben? Nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.